Doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu có thể lựa chọn tự làm thủ tục, thuê đơn vị khai báo hải quan hoặc sử dụng dịch vụ ủy thác. Mỗi hình thức có sự khác nhau về cách thức thực hiện, trách nhiệm và chi phí. Nắm rõ đặc điểm của từng phương án sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cách làm phù hợp với năng lực và nhu cầu thực tế. 1. Tự làm, khai thuê hải quan và ủy thác XNK khác nhau thế nào? Tự thực hiện xuất nhập khẩu Với hình thức này, doanh nghiệp tự đứng tên và chịu trách nhiệm cho toàn bộ giao dịch. Doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng ngoại thương, đứng tên trên invoice, packing list, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan. Đồng thời, doanh nghiệp phải tự chuẩn bị nhân sự, chữ ký số, phần mềm và quy trình xử lý hồ sơ. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên và đã xây dựng được bộ phận logistics hoặc XNK riêng. Thuê dịch vụ khai báo hải quan Đây là hình thức có phạm vi hỗ trợ hẹp hơn. Doanh nghiệp vẫn là chủ thể đứng tên trên hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan. Đơn vị dịch vụ chỉ được doanh nghiệp ủy quyền để thực hiện các công việc khai báo và xử lý thủ tục hải quan theo phạm vi thỏa thuận. Nói cách khác, doanh nghiệp thuê người có chuyên môn làm thay khâu thủ tục hải quan, chứ không chuyển toàn bộ giao dịch xuất nhập khẩu sang cho đơn vị dịch vụ. Doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh, mặt hàng và giao dịch của mình. Ủy thác xuất nhập khẩu Ủy thác XNK có phạm vi rộng hơn khai thuê hải quan. Theo thỏa thuận ủy thác, đơn vị nhận ủy thác thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu và đứng tên trên các chứng từ trong phạm vi được ủy quyền, thay vì chỉ hỗ trợ một bước khai hải quan. Hình thức này thường được cân nhắc khi doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện hoặc chưa muốn trực tiếp đứng tên thực hiện giao dịch quốc tế, hoặc khi cá nhân không thể tự đứng tên trong giao dịch xuất nhập khẩu. 2. So sánh ba hình thức xuất nhập khẩu phổ biến Tiêu chíTự làmThuê khai báo hải quanỦy thác XNK Người đứng tên giao dịchDoanh nghiệpDoanh nghiệpĐơn vị nhận ủy thác theo thỏa thuận Người đứng tên tờ khaiDoanh nghiệpDoanh nghiệpĐơn vị nhận ủy thác Phạm vi hỗ trợDoanh nghiệp tự thực hiệnChủ yếu tập trung vào thủ tục hải quanCó thể bao gồm toàn bộ giao dịch XNK trong phạm vi ủy thác Trách nhiệmDoanh nghiệp tự chịu trách nhiệmDoanh nghiệp vẫn là chủ thể chính của giao dịchCác bên chịu trách nhiệm theo hợp đồng ủy thác và quy định pháp luật Hạ tầng khai báoTự chuẩn bịĐơn vị dịch vụ hỗ trợ khai báoĐơn vị nhận ủy thác thực hiện Yêu cầu về điều kiện kinh doanhDoanh nghiệp tự đáp ứngDoanh nghiệp vẫn phải đáp ứng điều kiện liên quanCần xem xét điều kiện của bên nhận ủy thác và từng mặt hàng Chi phíĐầu tư nhân sự và hệ thốngThường tính theo từng lô hoặc hợp đồngTheo phí ủy thác và các chi phí phát sinh theo thỏa thuận Phù hợp vớiDoanh nghiệp XNK thường xuyênDoanh nghiệp đã có đủ điều kiện nhưng thiếu nhân sự/chuyên môn khai báoDoanh nghiệp mới, chưa thuận tiện tự thực hiện hoặc cần bên chuyên nghiệp đứng tên Bảng trên mang tính chất so sánh tổng quát. Phạm vi công việc, trách nhiệm và chi phí thực tế cần được xác định theo hợp đồng dịch vụ/ủy thác và đặc điểm từng lô hàng. 3. Khi nào doanh nghiệp nên tự làm thủ tục XNK? Tự làm phù hợp khi doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên và đã xây dựng được hệ thống nhân sự, quy trình và cơ sở vật chất cần thiết. Doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án này nếu: Có bộ phận XNK hoặc logistics riêng. Có nhân sự am hiểu nghiệp vụ hải quan. Có khối lượng hàng hóa ổn định. Thường xuyên thực hiện các tuyến và loại hàng tương tự. Muốn chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình. Có khả năng xử lý các tình huống như phân luồng vàng, luồng đỏ, kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Ưu điểm lớn nhất là doanh nghiệp có quyền chủ động cao. Tuy nhiên, đổi lại là chi phí đầu tư nhân sự, hệ thống và thời gian đào tạo ban đầu. 4. Khi nào nên thuê dịch vụ khai báo hải quan? Nếu doanh nghiệp đã có đầy đủ tư cách và điều kiện để trực tiếp xuất nhập khẩu, nhưng chưa có nhân sự đủ kinh nghiệm để xử lý thủ tục, thuê khai báo hải quan có thể là phương án hợp lý. Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ các công việc như: Kiểm tra bộ chứng từ. Tư vấn mã HS. Khai tờ khai. Theo dõi thông quan. Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục. Hỗ trợ kiểm tra chuyên ngành khi thuộc trường hợp phải thực hiện. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn là bên đứng tên giao dịch và cần chủ động cung cấp thông tin, chứng từ chính xác cho đơn vị khai báo. 5. Khi nào nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu? Ủy thác XNK thường phù hợp với những trường hợp doanh nghiệp không muốn hoặc chưa thuận tiện tự đứng tên thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu. Một số tình huống có thể cân nhắc gồm: Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động XNK. Chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách. Cần một đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ thực hiện toàn bộ quy trình. Cá nhân cần nhập khẩu hàng nhưng không thể trực tiếp đứng tên giao dịch quốc tế. Doanh nghiệp muốn thuê đơn vị chuyên nghiệp xử lý từ giao dịch với đối tác đến thủ tục hải quan và logistics. Có một lô hàng đặc thù nhưng chưa muốn xây dựng riêng hệ thống XNK cho một nhu cầu phát sinh ngắn hạn. Điểm quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi ủy thác ngay từ đầu: đơn vị nhận ủy thác sẽ thực hiện những công việc nào, ai chịu chi phí nào, chứng từ được lập ra sao và trách nhiệm của mỗi bên trong từng tình huống. 6. Ủy thác XNK có đắt hơn thuê khai báo hải quan không? Thông thường, phí ủy thác có thể cao hơn phí chỉ thuê khai báo hải quan, bởi phạm vi công việc rộng hơn. Khi thuê khai báo hải quan, doanh nghiệp chủ yếu trả phí cho việc xử lý thủ tục hải quan. Trong khi đó, dịch vụ ủy thác có thể bao gồm nhiều công việc hơn như: Tư vấn giao dịch → ký kết/đứng tên chứng từ theo phạm vi ủy thác → vận chuyển quốc tế → khai báo hải quan → xử lý hồ sơ → giao hàng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh mức phí dịch vụ. Cần tính đến tổng chi phí và số lượng công việc mà đơn vị dịch vụ thực hiện để đánh giá phương án nào thực sự phù hợp. 7. Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch và thủ tục logistics trong phạm vi được thỏa thuận. Dịch vụ bao gồm: Tư vấn lựa chọn giữa tự làm, thuê khai báo hải quan và ủy thác XNK. Hỗ trợ thực hiện giao dịch và đứng tên chứng từ theo phạm vi ủy thác. Chuẩn bị và xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu. Khai báo và làm thủ tục hải quan. Hỗ trợ xin cấp C/O. Vận chuyển hàng hóa quốc tế. Giao nhận hàng về kho theo yêu cầu. Nếu doanh nghiệp chưa biết nên tự làm, thuê khai báo hải quan hay ủy thác xuất nhập khẩu, việc đánh giá trước về tư cách pháp lý, loại hàng, tần suất giao dịch và phạm vi công việc cần thuê sẽ giúp lựa chọn chính xác hơn. Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm Hotline: 0915 36 38 39 Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội. Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com Website: truongthanhlogistics.com
